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养成「傍晚不交办工作给他人」的习惯,让大家準时下班!

养成「傍晚不交办工作给他人」的习惯,让大家準时下班!
图片来源:pakutaso

想要根除加班,最有效的方法还是设置完成期限。一旦必须在有限的时间内完成工作,势必会激发员工的专注力,学会安排工作的优先顺序。不过,光靠限定完成期限,还是很难完全根除加班。假如不减少工作量,就得增加员工人数或是增加工作时间,只能从这两种方法中择一。

然而,增加员工人数并非真正改善效率。如果只是把同质的工作分给更多员工来做,等于不求进步。因此,真正本质性的解决方式,还是得从减少工作量的方向思考。于是,我请所有部门自行提出能够让员工不加班的解决方案。例如,商品部曾表示公司有一些常用资讯并不包括在目前使用的资料中,必须自己建档。于是,我就找系统部商量,把所有必须用到的资料全数释出。在诸如此类的对策累积下,我们得以把全公司的工作时数(作业量)减少到原本的八成以下。

但要完全根除加班还是很难,所以,我决定先在中间设置「10%的门槛」,也就是在晚上六点半以后,各部门留下加班的人数控制在10%以下。因为公司有时会因为结帐期或商品展示会非加班不可。

我们在二○一三年把门槛调降至7%,希望进一步提高工作效率。目前,就算碰到财会部门的结帐期,或适逢商品展示会期间,全公司的加班人数还是能控制在7%以下。根据我的观察,加班之所以减少不了,问题不光在每个人的工作方式上,也和公司的工作制度有关。

于是,无印良品制定了一条规定,那就是「一到傍晚,不许把新事情委託给别人」。因为主管假如在傍晚五点时,指示部属製作一份得花上两小时製作的资料,部属当然势必得为此加班。

除了主管外,一般同事如果要委託其他部门帮忙做什幺,也必须让对方在上午时段就能完成。因此,要交办工作时,必须先预估完成的时点,再委託别人帮忙,效率才会提高。很多企业都採行过不加班政策,但大多都是每星期实施一天,绝大多数试图每天不加班的企业,似乎都以失败收场。

他们之所以失败,原因在于既不减少工作量,又不增加人员,却希望工作时数能够减少,而那是不可能的任务。加班不会只因为设置完成期限就减少,还必须花心思改善工作环境,像是主管要改变交办工作的方式,公司也要经常改善业务项目,以降低工作时数(去除工作项目或提升效率)等等。

由于我是那种做事务求彻底的人,如果我当天必须加班,就会向人事部提出加班申请。一旦公司的上位者带头遵守,部属就会也照着做,大家力求减少加班的意识就会变强。假如员工把加班当成一种工作热情的表现,主管就必须先导正这样的思维。因为一个人对于工作的贡献度不是用时间衡量,而是以成果衡量。

【书籍资讯】
《无印良品成功90%靠制度》
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